Cartões de benefícios corporativos: como eles estão alinhados à LGPD

A implementação da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) no Brasil obrigou muitas empresas a uma completa revisão e adaptação de processos e políticas internas, a fim de garantir a privacidade e a segurança dos dados de seus colaboradores e clientes.

Em vigor desde 2020, a LGPD inaugurou inúmeras regras e obrigações atreladas à privacidade e proteção de dados pessoais, tanto no meio físico quanto no digital.

As adaptações, claro, envolveram também a área de RH, incluindo as políticas relacionadas aos cartões de benefícios corporativos, como VR, VA, e VT, que também precisaram passar por mudanças para estarem em conformidade com a legislação.

Mas, afinal, quais são as exigências da LGPD, qual a sua importância para o RH e de que forma os cartões de benefícios corporativos devem estar em conformidade com ela? Continue a leitura e esclareça suas principais dúvidas sobre o tema.

O que é a LGPD?

A LGPD (Lei nº 13.709/2018) foi criada para regular o tratamento de dados pessoais no Brasil. Inspirada em legislações internacionais, como o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) da União Europeia, a LGPD define regras sobre a coleta, uso, armazenamento e compartilhamento de dados pessoais, buscando garantir a privacidade dos cidadãos.

A lei abrange tanto dados pessoais gerais, como nome, endereço e-mail, bem como dados sensíveis, incluindo informações sobre etnia, crenças religiosas e orientação sexual.

O que são dados pessoais?

Saber o que é um dado pessoal é essencial para entender as premissas e exigências da LGPD. Dados pessoais são todas as informações que podem identificar ou tornar identificável uma pessoa física.

A definição abrange um vasto leque de informações que, direta ou indiretamente, podem revelar a identidade de alguém. A LGPD classifica os dados pessoais em duas categorias principais:

1. Dados pessoais comuns

São informações básicas que podem identificar uma pessoa, como:

• Nome completo

• Data de nascimento

• Endereço

• Número de CPF ou RG

• E-mail pessoal

• Telefone

Esses são os dados que, isoladamente ou em conjunto, permitem identificar um indivíduo.

2. Dados pessoais sensíveis

São informações que requerem um nível maior de proteção devido ao seu caráter mais íntimo e ao potencial de discriminação ou prejuízo ao indivíduo. Entre os dados sensíveis, estão:

• Origem racial ou étnica

• Convicções religiosas

• Dados sobre saúde

• Dados genéticos ou biométricos

• Orientação sexual

• Opinião política

• Filiação a sindicatos ou organizações de caráter religioso, filosófico ou político

Devido à sua natureza sensível, o tratamento desses dados é mais rigoroso.

Quais principais exigências da LGPD impactam o RH das empresas?

A LGPD exigiu mudanças profundas no dia a dia do setor de recursos humanos e na maneira como ele lida com os dados pessoais, exigindo adaptações que vão desde a coleta até o descarte de informações.

Por se tratar de uma legislação que estabelece diretrizes para o tratamento de dados pessoais, a LGPD impacta de maneira direta as atividades do RH.

Informações sobre funcionários, candidatos, folhas de pagamento, acesso a benefícios corporativos, avaliações de desempenho, até sobre ex-colaboradores devem ser tratadas de maneira cuidadosa para evitar violações da lei.

Abaixo, confira os principais impactos da LGPD no setor:

1. Consentimento e transparência

Com a LGPD, as empresas precisam obter consentimento explícito dos indivíduos antes de coletar e processar seus dados pessoais. Isso significa que o RH deve ser transparente sobre a forma como as informações serão utilizadas, com que finalidade e por quanto tempo serão armazenadas. Documentos como políticas de privacidade e termos de consentimento tornam-se essenciais para assegurar que os funcionários e candidatos estejam cientes dos processos.

2. Segurança e proteção de dados

O RH precisa garantir que as informações pessoais estejam protegidas contra acessos não autorizados, vazamentos e furtos de dados. Isso envolve a implementação de medidas de segurança como criptografia, controle de acesso e auditorias internas para identificar possíveis vulnerabilidades.

3. Direito dos titulares

A LGPD concede aos titulares de dados uma série de direitos, como acesso às informações armazenadas, correção de dados incorretos, exclusão de informações desnecessárias e portabilidade dos dados. A área de RH precisa estar preparada para responder a essas solicitações de maneira ágil e eficaz, criando canais específicos para atender às demandas dos colaboradores.

4. Adequação dos processos internos

Os processos internos de RH precisam ser revisados e, em muitos casos, adaptados para cumprir os requisitos da LGPD. Isso pode envolver a criação de novos procedimentos de recrutamento, seleção e desligamento de funcionários, sempre com foco na privacidade e segurança dos dados pessoais. Documentos e contratos devem ser revisados para garantir que estejam de acordo com a lei.

5. Gestão de terceiros e fornecedores

Muitas vezes, o RH usa serviços de terceiros, como plataformas de recrutamento online e empresas de consultoria. A LGPD exige que as empresas garantam que esses fornecedores também estejam em conformidade com a legislação, já que qualquer violação cometida por parceiros pode resultar em penalidades para a organização contratante. É importante estabelecer contratos claros e exigir garantias de conformidade com a LGPD.

Como os benefícios corporativos devem estar adequados à LGPD

1. Proteção dos dados pessoais

A LGPD exige que qualquer informação que possa identificar um indivíduo, como CPF, nome e dados de localização, seja tratada de forma cuidadosa. Os cartões de benefícios, que tradicionalmente requerem esses dados para funcionar, agora seguem protocolos rigorosos de segurança. Os dados dos colaboradores são criptografados e protegidos contra acessos não autorizados.

2. Transparência no uso dos dados

As empresas que fornecem cartões de benefícios corporativos precisam ser transparentes quanto ao uso dos dados coletados. Isso significa que os colaboradores devem ser informados de maneira clara sobre quais informações são coletadas, com que finalidade e com quem serão compartilhadas. A comunicação precisa ser direta e acessível, conforme preconiza a LGPD.

3. Consentimento para uso de dados

A LGPD coloca a necessidade de consentimento no centro do processamento de dados pessoais. Para se adequarem, os emissores dos cartões de benefícios precisam garantir que os colaboradores autorizem explicitamente a utilização de seus dados. Esse consentimento é solicitado no momento da adesão aos serviços, e o colaborador tem o direito de revogar essa autorização a qualquer momento.

4. Minimização da coleta de dados

Uma das premissas da LGPD é a coleta mínima de dados pessoais, ou seja, apenas as informações estritamente necessárias devem ser solicitadas. No caso dos cartões de benefícios corporativos, essa prática é aplicada por meio da limitação de dados coletados. Informações irrelevantes para a prestação do serviço são descartadas, garantindo que os dados dos colaboradores estejam menos expostos.

5. Responsabilidade dos processadores de dados

Os fornecedores de cartões de benefícios assumem a responsabilidade pelo tratamento adequado dos dados. Caso ocorra qualquer incidente de segurança, como um vazamento de informações, a empresa responsável pelo cartão deve comunicar rapidamente a situação às autoridades competentes e aos titulares dos dados, cumprindo os requisitos da LGPD.

6. Treinamento e sensibilização das empresas

Além das adequações tecnológicas, muitas empresas têm investido no treinamento de suas equipes para assegurar que todos compreendam a importância da proteção de dados pessoais. O uso dos cartões de benefícios envolve departamentos como RH e financeiro, que precisam estar cientes de como lidar com informações sensíveis de maneira segura.

Em resumo, os cartões de benefícios corporativos devem se alinhar às exigências da LGPD adotando práticas de segurança, transparência e respeito aos dados pessoais dos colaboradores.

Para as empresas, esse alinhamento não é apenas uma questão de conformidade legal, mas também uma forma de demonstrar respeito e compromisso com a privacidade de colaboradores, clientes e fornecedores. Ao promover uma relação mais segura e transparente entre empresas e colaboradores, a adequação dos cartões de benefícios à LGPD é um passo importante nessa direção.